Pada Kesempatan Kali Ini Pengajar.co.id ingin membagikan artikel ihwal Dokumentasi berikut Adalah Penjelasannya:
Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi adalah proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, pengusutan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk menemukan isu, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya terhadap pengguna. Ada juga yang mendefinisikan dokumentasi yaitu acara atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber isu.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli
1. Paul Otlet
Dalam International Economic Conference 1905, Paul Otlet menjabarkan pemahaman dokumentasi ialah aktivitas khusus yang berbentukpengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen.
2. Nurhadi Magetsari dkk
Menurut Nurhadi Magetsari dkk, pemahaman dokumentasi yaitu materi yang tergolong dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun daerah isu direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berbentukfakta.
3. Tung Palan
Menurut Tung Palan, pengertian dokumentasi ialah catatan asli yang mampu dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan faktual.
4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Menurut KBBI, definisi dokumentasi yaitu proses pengumpulan, penyeleksian, pengolahan, dan penyimpanan info di bidang wawasan; dukungan atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
5. Ensiklopedia Britania
Menurut Ensiklopedia Britania, pengertian dokumentasi yaitu pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan memakai alat-alat seperti indeks, inti sari dan esai, selain mampu juga menggunakan cara tradisional agar informasi tersebut mampu tercapai.
6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Menurut FID arti dokumentasi yakni acara menghimpun dan mengembangkan aneka macam jenis dokumen wacana semua lapangan pekerjaan insan.
Jenis-Jenis Dokumentasi
Terdapat berbagai jenis dokumentasi, berikut dibawah ini penjelasannya :
1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan
- Dokumen Pribadi
Dokumen bekerjasama dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
- Dokumen Niaga
Dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi perdagangan. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
- Dokumen Pemerintah
Yaitu dokumen terkait gosip ketatanegaraan sebuah pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.
2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik
- Dokumen Literer
Dokumen yang ada sebab dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan. Contoh: buku, majalah, film.
- Dokumen Korporil
Dokumen berbentukbenda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
- Dokumen Private
Dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan metode kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.
3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya
Dari segi fungsinya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dua, ialah :
- Dokumentasi Dinamis
Yaitu dokumen yang mampu dipakai secara langsung dalam solusi pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
- Dokumentasi Statis
Yaitu dokumen yang tidak mampu digunakan secara pribadi dalam solusi pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).
4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya
- Dokumen tekstual
Dokumen yang berisi isu dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
- Dokumen Nontekstual
Dokumen yang menyajikan isu dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.
5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya
- Dokumen Fisik
Dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
- Dokumen Intelektual
Dokumen yang dibentuk berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, tata cara penyebaran, cara menemukan, keaslian dokumen, dan lain-lain.
6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi
- Dokumen Primer
Dokumen yang menghidangkan berita perihal hasil penelitian asli atau pribadi dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
- Dokumen Sekunder
Dokumen yang menyajikan informasi perihal literatur primer. Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi.
- Dokumen Tersier
Dokumen yang menghidangkan informasi tentang literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.
Fungsi Dokumentasi
Setelah mengerti jenis-jenis dokumentasi, berikutnya kita juga perlu mengenali apa fungsinya. Berikut ini ialah fungsi dokumentasi secara umum serta fungsi dalam perusahaan.
1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum
- Menyediakan isu perihal isi dokumen bagi pengguna.
- Menyampaikan alat bukti serta data akurat tentang berita dokumen.
- Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen.
- Menghindari kerusakan terhadap dokumen.
- Menyiapkan isi dokumen untuk materi penelitian para ilmuwan.
- Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara.
- Akan menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi serta data yang berada didalam dokumen.
2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan
Berikut dibawah ini fungsi Dokumentasi didalam Perusahaan
- Sebagai memori perusahaan yang dipakai untuk melindungi instansi.
- Membantu menentukan keputusan untuk melaksanakan penyusunan rencana serta melaksanakan pengamanan.
- Digunakan selaku alat pembuktian
- Digunakan sebagai rujukan histors
- Menyediakan isu bagi keuangan, personalia serta hal lain yang kelak akan dibutuhkan oleh semua menejemen perusahaan
- Untuk kebutuhan pendidikan karyawan gres
- Untuk mempererat kekerabatan perusahaan dengan masyarakat lokal, khususnya untuk klien
Tujuan Dokumentasi
Tujuan dikerjakan aktivitas dokumentasi yaitu untuk memperoleh informasi serta penerangan pengetahuan dan bukti yang berpengaruh.
Peranan dan Tujuan Dokumentasi
Seperti yang sudah disampaikan diatas dalam klarifikasi pengertian dokumentasi, tujuan acara dokumentasi yaitu untuk memperoleh berita, penerangan pengetahuan, serta bukti yang berpengaruh.
Beberapan peranan dokumentasi antara lain:
- Membantu pelayanan di bidang dokumentasi
- Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
- Mengadakan pertemuan seminar ilmiah
- Membantu perkembangan ilmu wawasan
- Membuat dan berbagi sistem pengolahan dokumen
- Membuat dan mengembangkan katalog
Jenis-Jenis Dokumen dalam Bisnis
Dalam dunia bisnis, dokumentasi ini menjadi hal yang penting alasannya perusahaan bisa melakukan strategi dan analisis menurut data yang valid. Dokumentasi juga berperan selaku pengukur keadaan perusahaan.
Jenis-jenis dokumen bisnis sangat aneka macam. Biasanya perusahaan memakai dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi supaya mencapai persetujuan yang legal. Nah, ada berbagai macam dokumen bisnis yang wajib Anda pahami. Antara lain:
1. Email dan Memorandum
Karyawan lazimnya memakai email untuk berinteraksi, tetapi sebelum media ini terkenal, mereka sering menggunakan memorandum.Akan namun ternyata memo juga masih digunakan bila ada hal yang wajib dijaga privasinya, apalagi lagi soal filing.
2. Business Letters
Business letters dipakai untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Hal ini bisa mencakup kolega, pelanggan, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan dan masih banyak lagi. Jaman sekarang, surat bisnis lebih banyak dikirim via email sebab lebih efektif.
3. Business Report
Business report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik mirip data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. Business report ini juga lebih rincian dengan penambahan chart,images, graphs, case studies sampai statistik.
Umumnya laporan ini juga diberikan pada penanam modal mirip laporan pemasaran dan perbandingannya.
4. Dokumen Transaksi
Dokumen transaksi digunakan untuk memotong waktu biar transaksi bisnis jadi lebih singkat. Biasanya dalam bentuk invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung jenis usahanya.
5. Dokumen Finansial
Dokumen finansial mencatat pembukuan keuangan, ajuan, laporan pajak, laporan payrolls, history bank dsb. Laporan ini dipakai untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Apakah pendapatannya dalam beberapa bulan belakangan surplus atau tidak.
Demikianlah artikel dari pengajar.co.id wacana √ Dokumentasi yakni : Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan dan Peranannya agar berguna.