Pada kesempata kali ini pengajar.co.id akan membuat artikel tentang Sekretaris, yuk disimak ulasannya dibawah ini:
Pengertian Sekretaris
Sekretaris yaitu salah satu dan bertanggung jawab untuk membantu keperluan para pemimpin di sebuah perusahaan. Kata Sekretaris berasal dari kata Latin’ Secretum ‘ berarti rahasia, dalam bahasa Perancis disebut Secretaire dan dalam bahasa Belanda disebut Secrelalang.
Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli
Menurut Webster’s New Dictionary of American Language College:
Sekretaris yaitu orang yang bekerja untuk menyimpan catatan, menunjukkan korespondensi dan tugas menulis yang lain, dll, untuk organisasi atau individu.
Menurut C. L Barnhart:
Sekretaris yakni orang yang melaksanakan korespondensi, mempertahankan jaminan dan lain-lain, untuk orang atau organisasi; Seorang pejabat utama pemerintah yang memantau dan memimpin Departemen pemerintah tertentu; Sepotong mebel untuk dipakai selaku meja tulis; Sebuah meja dan rak buku di atasnya.
Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler:
Sekretaris ialah orang yang bekerja untuk membantu orang lain dalam korespondensi, menulis karya, menerima isu, dan problem yang lain; Pejabat yang ditunjuk oleh masyarakat, usaha atau Serikat untuk melakukan korespondensi menjaga jaminan, utamanya yang berkaitan dengan perusahaan; Menteri kepala kantor pemerintah.
Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden:
Sekretaris ialah petugas meja yang memiliki lebih banyak tanggung jawab karena posisinya ketimbang tanggung jawab seorang stenografer. Tugas lazimnya termasuk mengambil dan menyalin dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan dalam bentuk goresan pena, umumnya didikte adalah konsep surat) yang bekerjasama dengan masyarakat, menjawab telepon, mengundang konferensi, membuat perjanjian, dan memelihara atau mengarsipkan warkat dan aksara. Seorang Sekretaris sering bertindak sebagai tangan kanan administratif atau pemimpin muda.
Menurut M. Braum dan Roman:
Sekretaris yakni penolong dan pemimpin yang menerima didikte, menyiapkan korespondensi, mendapatkan tamu, meneliti para pemimpinnya atau mengenang komitmen yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak akad lain yang bertujuan untuk mengembangkan efektivitas dan kepemimpinan.
Fungsi Sekretaris
Sekrtetaris memiliki dua fungsi, apa saja fungsinya, berikut penjelasannya:
Fungsi utama
Fungsi utama dari seorang Sekretaris ialah untuk menyediakan layanan manajemen untuk mendukung kegiatan organisasi atau bisnis
Melalui keahlian yang dia miliki, seperti mengetik, mengorganisir surat dan arsip yang lain, menciptakan kalender, menangani panggilan telepon, dan lain-lain.
Fungsi sekunder
Fungsi sekunder Sekretaris ialah untuk membantu menentukan kelangsungan organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab untuk acara rutin di kantor.
Dengan menggunakan wawasan seperti perbankan, kekerabatan manusia, bisnis korporasi, persiapan pertemuan, komunikasi, statistik dan teknik keuangan dan wawasan yang lain.
Macam Macam Tugas Sekretaris
Berikut dibawah ini pembagian terstruktur mengenai perihal macam macam peran sekretaris yang kau harus pahami:
Tugas Rutin Sekretaris
Menjadi Sekreatris mempunyai peran sehari-hari untuk melakukan. Beberapa tugas harian yang mesti dilakukan sekretaris ialah:
- Membuka surat.
- Menerima dikte pemimpin.
- Menerima tamu.
- Dapatkan panggilan.
- Menyimpan Arsip dan surat.
- Mengatur dan mempersiapkan acara pemimpin, dll.
Tugas Khusus Sekretaris
Selain tugas sehari-hari di atas, selaku Sekretaris Anda juga mempunyai peran khusus. Adapun tugas khusus sebagai sekte yang harus dilakukan:
- Mengonsepkan surat perjanjian kerjasama dengan forum eksternal.
- Penyusunan Surat belakang layar.
- Membuat program pertemuan bisnis.
- Membeli kado atau souvenir, dll.
Tugas spesial Sekretaris
Sebagai seorang Sekretaris, Anda juga memiliki tugas khusus yang tidak di tangan profesi lainnya. Beberapa peran khusus ini yaitu:
- Membenahi tata letak atau posisi alat tulis, dan beberapa peralatan yang dibutuhkan oleh pemimpin.
- Bertindak sebagai penghubung dalam meneruskan info yang berbeda untuk kekerabatan.
- Rencanakan pengingat pada pemimpin untuk membayar iuran dan asuransi di sebuah tubuh atau forum.
- Mewakili seseorang pada dikala mendapatkan santunan atau kebutuhan aktivitas lainnya.
- Periksa hasil penggalangan dana atau juga kemajuan dari lembaga yang diberikan sebagai dana untuk kemakmuran.
- Menghadiri banyak sekali jenis pertemuan kantor, selaku pemimpin selama pertemuan bisnis.
- Pemeriksaan terhadap peralatan kantor, kalau perlu diperbaiki dan penambahan perlengkapan dan akomodasi kantor, dll.
Tugas Sosial Sekretaris
Sebagai Sekretaris, Anda mesti akil diberbagai bidang. Salah satunya yakni sosial. Karena sebagai Sekretaris ada peran sosial, ialah:
- Mengelola perusahaan
- Mengelola banyak sekali resepsi untuk administrasi kantor, pimpinan dan undangan, dll.
Tugas Keuangan Sekretaris
Biasanya Sekretaris dalam perawatan keuangan yang disebut petty cash (cadangan uang atau kas kecil). Tugas pendanaan ini meliputi:
- Mengelola aneka macam dilema keuangan di Bank, mirip: penyimpanan duit di Bank, mengambil uang dari bank dan penarikan cek dll.
- Membayar tagihan, pajak dan kontribusi atas nama pimpinan perusahaan.
- Menyimpan banyak sekali catatan pengeluaran harian untuk seorang pemimpin serta menawarkan dana untuk penggunaan sehari-hari, dll.
Tugas Sekretaris sebagai Resepsionis
mendapatkan dan mendapatkan panggilan telepon dan merekam pesan lewat telepon.
- Menerima beberapa tamu yang akan menemui pimpinan.
- Mencatat janji yang telah dijanjikan oleh pimpinan.
- mempersiapkan jadwal pimpinan harian, dsb.
Tugas Insidental Sekretaris
Adalah pekerjaan yang tidak dilaksanakan secara berkala oleh Sekretaris, ialah:
- Penyusunan laporan, acara pertemuan dan pernyataan pidato pimpinan.
- Mengambil citra dari banyak sekali berita dan karangan yang terkandung dalam Surat Kabar, brosur, majalah dan berbagai media lainnya, terkait dengan kepentingan Biro atau perusahaan.
- Mengoreksi materi cetakan, mirip: ajakan, formulir, selebaran dan daftar yang dalam desain oleh perusahaan.
- Menjadi Wakil pimpinan di banyak sekali konferensi, dll.
Tugas Sekretaris Meeting Bussiness.
Hal ini terjadi pada 2 (dua) orang atau lebih yang mendapatkan satu sama lain dan menunjukkan berita, lalu meninjau kemajuan, lalu memecahkan masalah, dan membuat sesuatu yang gres. Ini adalah tugas yang cukup sulit dan sungguh susah bagi Sekretaris dalam mengelola aneka macam pertemuan.
Setelah itu diterangkan tentang pemahaman, penugasan dan posisi sekretaris. Kemudian, pastinya, eksistensi Sekretaris mempunyai niat dan tujuannya. Berikut yaitu tujuan Sekretaris:
- Bertanggung jawab untuk menentukan kelancaran kegiatan dalam organisasi yang dicanangkan sesuai dengan acara.
- Sebagai sumber berita oleh pemimpin atau menjadi daerah untuk berdebat.
- Membantu peran pemimpin.
- Menjadi perantara penghubung antara pemimpin dan bawahan.
- Menjadi media koneksi dengan organisasi lain.
- Menjadi media rekaman, pengingat dan Depot kegiatan organisasi.
Beberapa peran Sekretaris di atas yaitu peran biasa dalam organisasi. Tapi itu mampu meningkatkan atau mengubah pekerjaan Sekretaris. Dan ini mampu terjadi dan ada pembiasaan keperluan organisasi itu sendiri setelah evaluasi dan memutuskan dalam konferensi atau musyawarah anggota.
Syarat Sekretaris
Berikut dibawah ini syarat syarat untuk menjadi seorang sekretaris:
Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian talenta saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang bagus itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu ialah selaku berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang bagus
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh belakang layar
h. Dapat bijaksana kepada orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
Syarat Pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat wawasan lazim
Seorang sekretaris mesti memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang mampu mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan mengetahui Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa ajaib secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan extra .
2. Pengetahuan wacana misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan wacana korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat wawasan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengetahui hal-hal perihal dimana sekretaris itu melakukan pekerjaan . Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang perjuangan perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula jika perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
Syarat keterampilan
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keahlian untuk menunjang pekerjaannya, kemampuan itu mencakup:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu memakai Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing yang lain
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam aneka macam pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu mesti mencoba mengatasi pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
(Waworuntu, 1995: 59-61)
Demikianlah ulasan dari pengajar.co.id perihal Sekretaris, agar dengan adanya artikel ini bisa bermanfaat untuk anda.